مدیریت زمان و تکثیر آن

حضرت امام علی(ع)، با توجه به موقعیت زمان در برنامه ریزی، از تقسیم وقت به محدوده های مشخص، سخن به میان می آورند و می فرمایند:
«مؤمن باید شبانه روز خود را به سه قسمت تقسیم نماید:
1. زمانی برای نیایش و عبادت پروردگار؛
2. زمانی برای اشتغال و فعالیت و تأمین زندگانی؛
3. زمانی برای استراحت و واداشتن نفس به لذات حلال و زیبایی های؛ مطلوب، معقول و مشروع».(1)
امروزه زمان و زمان شناسی را الفبای برنامه ریزی می دانند. اساس مدیریت زمان بر اثربخشی اوقات استوار است. آیا از خود پرسیده اید:
چرا بعضی کارها در بعضی زمان ها بهتر صورت می پذیرد؟
چرا بعضی فعالیت ها در زمان های خاص بهینه تر نتیجه می دهد؟
چرا بعضی زمان ها برای تلاش ها لذت بخش تر است؟
پاسخ از نظر برنامه ریزان بسیار روشن است: انسان در ساعاتی از روز از نظم بیولوژی و آناتومی جسمی، فعال تر و تواناتر برخوردار است. اگر در این ساعات برنامه ریزی بهینه داشته باشد، اصطلاحا می گویند «تسلط برزمان» دارد. حتی اعتقاد بر این است که بعضی کلمات، نصیحت ها، ارشاد ها، پیام ها، مطالعات، نوشتارها، تراوشات ذهنی، هدایت ها و دقت ها در زمان هایی خاص مؤثرتر و قوی تر و ماندگار تر است. بدین سبب، برخی از پژوهشگران معتقدند:
تسلط بر زمان و مدیریت زمان در برنامه ریزی تنها رمز موفقیت به شمار می آید(2)
زمان در گذراست و فرصت ها، به استناد سخن امیرالمومنین علی(ع)، چون ابر می گذرند: الفُرص تمر مَر السحاب، فانتهزوا فرص الخیر، و فرصت ها چون ابر می گذرند. پس فرصت های نیک را غنیمت شمارید.
ژان ژاک روسو، در کتاب «قرارداد اجتماعی»، می نویسد: «انسان آزاد آفریده شده، ولی همه جا در زنجیر به سر می برد.» این زنجیرها تا حدود زیادی توسط خود او بافته شده است.
انسان به دلیل واپسگرایی، تنبلی، ترس، بی برنامگی، باقی ماندن در وضع موجود و عدم جست وجوی وضعیت مطلوب این زنجیر را برگردن خویش می افکند؛ تحمل می کند و عمر پربهای خویش را نابود می سازد.
بعضی از ما درکشتن زمان مهارت فوق العاده داریم و شاید هرگز برایمان قابل تصور نیست که می توان از زمان موجود حتی تا 2 برابر ظرفیت واقعی اش استفاده کرد؛ یعنی می توان از 24 ساعت 48 ساعت آفرید. برای دستیابی بدین مهم برداشتن قدم های زیر ضرورت دارد:

گام اول: تصویر واقعی از 24 ساعت

بارها و بارها اتفاق افتاده است که در یک لحظه متوجه شده ایم هفت روز هفته به پایان رسیده است؛ یعنی روز جمعه حسرت شنبه و پنجشنبه را خورده ایم و با یک حساب سرانگشتی دریافته ایم زمان زیادی از 168 ساعت یک هفته هرز رفته یا ضایع شده است. چرا؟ چون:
الف. تاکنون نگاه ما به زمان روز، هفته و ماه بوده است.
ب. در تنظیم اوقات همیشه فرداها را روز فعالیت تعریف کرده ایم.
ج. ساعات روزانه و هفتگی را قاب زمان ندیده ایم.
وجود این سه مسأله، مارا به ضایعه اتلاف زمان دچار ساخته است. بنابراین، نخستین گام جهت تکثیر زمان عبارت است از: تصویر واقعی و مرزبندی شده از 24 ساعت هر روز، این نگاه خود به خود 24 ساعت موجود را به اعتباری تا مرز35 ساعت معنادار می سازد. کافی است یک فرد، به ویژه جوان که شور و اشتیاق و شعور و رشد و بالندگی را با هم دارد، به 24 ساعت با دیده 24 فرصت قابل استفاده بنگرد و 8 ساعت مفید از آن خارج کند. بعد از یک هفته در می یابد فعالیت هایی را سامان داده است که قبلا در یک ماه نیز از عهده انجام آن بر نمی آمد.
پس نخستین گام تصحیح نگاه است: «جوردیگر باید دید.» به قول آندره ژید: سعی کن عظمت در نگاه تو باشد نه در آنچه که می نگری.
اگر زمان را با عظمت و ساعات را با دقت تفسیر کنیم، فعالیت ها روان تر و انجام پذیرتر به نظر می رسند. بسیاری از عظمت ظاهری کارها و فعالیت ها درترس (3) و ابهام (4) و عدم تقسیم بندی(فازبندی) آن ها در طول زمان ریشه دارد. کارهای عظیم انکار ناپذیرند، اما انجام ناپذیر نیستند؛ و حتی شاید به علت اهمیت و عظمت شان سریع تر انجام شوند. البته گاه انسان زیر یوغ عظمت شان بیش تر برخورد هراس آمیز با آن ها دارد و انجام آن ها را به زمانی دیگر وا می گذارد؛ مثال جالب دراین باره کارهای تحقیقی دانشجویی است.
وقتی در طول ترم2 یا 3 کار تحقیقی را با استادان می پذیریم، ترسی مبهم و دلهره ای مستمر برما چیره می شود و اکثرا در ایام معمولی ترم به آن ها نمی پردازیم. هر چه زمان می گذرد، ترس ما پر رنگ تر و ابهام ما بیش تر می شود و چه بسا حسرت انجام آن ها در طول ترم را احساس می کنیم.
گاه دو حالت روی می دهد یا به اجبار کمبود زمان دست به قلم شده، کاری ابتر و ناتمام و غیرمنظم ارائه می دهیم؛ و یا در ایام باقی مانده بازمان بندی مناسب دست به کار می شویم و باسرعت عجیب و قدرتی فراتر از تصور کاری کم نقص آماده می سازیم و با ملامت وجدان رو به رو می شویم که چرا قبلا از این انرژی ها و نیروها استفاده نکردیم و چرا در طول زمان توان خود و اهمیت زمان را درنیافتیم.

گام دوم: شناخت خویش

گاه انسان ساعاتی از روز را توانمندتر و علاقه مندتر ظاهر می شود. این ساعات «ساعت های کیفی» خوانده می شوند و در افراد مختلف تفاوت دارند. بعضی در آغاز روز دارای این حالاتند؛ برخی در وسط روز و جمعی در پایان روز و حتی آخر شب یا طلیعه صبح. متأسفانه ما این ساعات را خوب نشناخته یا به عبث گذرانده ایم.
ساعات توانمندی انسان «نشاط آور» است و توان انسان در زاویه هدف ها قرار می گیرد. کافی است تیرتصمیم و نیزه فعالیت هدف گیری شود تا به هدف برخورد؛ اما آنچه این اوقات را ضایع می کند، رقیب است. رقبای اصلی ساعات آمادگی و توانمندی انسان عبارتند از:
الف. اشتغال به کارهای ظاهرا سرگرم کننده
ب. پناه بردن بی هدف به تلویزیون و رسانه های تصویری
ج. مطالعه پراکنده و بی هدف و برنامه ریزی نشده
چنان که می نویسند: بی برنامگی از داشتن برنامه غلط و پراکنده و بی هدف بهتر است.
د. پناه بردن به تلفن وتماس های غیرلازم.
وقتی انسان به فکر این می افتد که چه کند، نباید سراغ کارهای دم دست یا مشغولیات غیرمهم رود؛ چون این ساعت بهینه است که کوبه درذهن را می کوبد و ما را به فعالیت فرا می خواند. در این موقعیت، باید به مهم ترین، اساسی ترین و ارزشمندترین کارها که ضرورت زمانی و مکانی دارند، روی آورد. این دقت ما را به شگفت انگیزترین کارکرد ذهن که توانمندی و اهمیت طراحی برنامه و نوعی مهندسی زمان است، می رساند. کافی است شما در این لحظات قدرشناس زمان و طراح برنامه علمی و شغلی تان باشید. بعد از ساعات کار در می یابید:
الف.«سرعت» تان فوق العاده بالا می رود.
ب. «دقت» تان بسیار فزونی می یابد.
ج. «اطلاعات» تان به سرعت و منظم به ذهن متبادر می گردد.
ج. «محصول» تان دقیق، تمیز، منظم و مرتب و عمیق، زیبا و در زمان کم تر به دست می آید.
این تجربه نوعی شگفتی ذهنی به ارمغان می آورد و یاد شعر معروف حضرت امام علی (ع) را در خاطرمان زنده می سازد:
انزعم انک جرم صغیر / و فیک انطوی العالم الاکبر
آیا خود را جرمی کوچک می پنداری، در حالی که دنیایی شگفت در تو پیچیده است؟
نکته: اگر به وضع موجود(بی نظمی، ترس مبهم، بی برنامگی، عدم زمان بندی) عادت نکنیم و به سمت فعالیت ها برویم تا دچار اسارت های زمان و محدودیت نشویم، در جاده بارش مغزی و تکثیر زمان گام نهاده ایم.

گام سوم: درک اهمیت و فوریت

گام سوم در تکثیر زمان، اولویت بندی کارها طبق ضرورت ها و اهمیت ها است؛ زیرا کارهای مهم در زمان های توانمندی ذهنی و جسمی با سرعت و دقت بیش تر انجام می گیرند. نباید فراموش کنیم که:
الف. ساعات اولیه بعد از ظهر بهترین وقت برای انجام کارهای کوچکی است که بیش از چند دقیقه وقت نمی گیرد.
ب. عموما ساعات آغازین روز بهترین زمان برای انجام کارهای دقیق، ظریف و حساس است.
ج. اگر کسی کاملا از نوع و میزان اهمیت کار خود آگاهی داشته باشد، امکان این که در طول روز آن را با هوش و ذکاوت بیش تر، منطقی تر و در زمان کوتاه تر انجام دهد، بیش تر است.
د. آینده نگری عامل حذف آینده نگرانی است؛ بدین سبب گفته می شود برای برنامه ریزی مؤثر و بهینه ابتدا اهداف و فعالیت های یک روز خود را مشخص سازید و سپس آن ها را در چهارچوب زمانی تعیین کنید. این کار زمان را معنادارتر و لحظات را بهینه تر می سازد. ناگفته پیداست، می توان همگام با این کار فعالیت های هفته و ماه را نیز پیش بینی و تنظیم کرد.
به کارگیری این نکات به افزایش طول زمان و ساعات می انجام و اصطلاحا زمان را پر برکت تر می سازد.

واژه های کلیدی در تکثیر زمان

کسی که در زندگی تحصیلی، شغلی و فعالیت های اجتماعی(6)، دینی، مذهبی و فرهنگی خویش دو واژه کلیدی اهمیت و فوریت را تسری بخشد، به گام سوم رسیده است. هر کدام از فعالیت های ما، با توجه به هریک از این واژه ها، جایگاهی خاص دارد. جدول زیر نمایانگر جایگاه های گونه گون فعالیت های انسان در گستره اهمیت و فوریت است:
الف. درجه اهمیت
1. بسیار مهم: باید انجام شود.
2. مهم: بهتر است انجام شود.
3. نسبتا مهم: می تواند مفید باشد؛ ولی ضرورت ندارد.
4. بی اهمیت: سودمند نیست.
ب. درجه فوریت
1. بسیار فوری: اکنون باید انجام شود.
2. فوری: بهتر است اکنون انجام شود.
3. غیرفوری: می تواند قدری دیرتر انجام گیرد.
4. زمان در آن نقش ندارد.
امروز ثابت شده است که بیش تر اتلاف ها وکشیده شدن فعالیت ها به ورطه زمان های طولانی در عدم توجه به درجات اهمیت و فوریت ریشه دارد. بدین سبب، گفته می شود: بسیاری از کارهای جدی به شوخی گرفته می شود و بسیاری از کارهای جزئی، به عنوان کارهای مهم، زمان را به اتلاف می کشاند.

گام چهارم: تمرکز

گام چهارم در تکثیر زمان تمرکز است. بسیاری از لجام گسیختگی ها دربحث زمان رهاورد نداشتن تمرکز هنگام انجام کاراست و اصطلاحا تلاش ها زخمی است. نداشتن تمرکز سبب می شود کاری را که باید در نیم ساعت انجام شود، 2-3 ساعت و چه بسا روزها به درازا کشد. این پدیده اصطلاحا سرمایه گذاری زخمی زمان خوانده می شود.

راه های ایجاد تمرکز(9)

چهارتمرین برای ایجاد تمرکز، بالا بردن دقت هنگام انجام فعالیت علمی و مطالعه و یادگیری مطرح می گردد.

تمرین اول: روش تصویر ذهنی

این تمرین بهتر است شب هنگام، قبل از خواب تحقق یابد و با آن که بیش از 5 دقیقه وقت نمی گیرد، در تمرکز تأثیر فراوان دارد. چشم ها را ببندید و یک کوه یخی، آدم برفی یا یک ساختمان ده طبقه برفی را در ذهن مجسم کنید. سپس به شیوه شمارش معکوس از شماره 10-1 آن را خراب یا آب کنید؛ یعنی بعد از ایجاد تصویر آدم برفی درذهن با شماره 10 بخشی از سرآن را آب کنید. با شماره 9 تا گردن، با شماره 8 تا شانه ها و این تقسیم بندی را طبق شماره های باقی مانده تا قسمت نهایی آدم برفی ادامه دهید.
این کار با ساختمان 10 طبقه راحت تر انجام می گردد و با کوه یخی کمی مشکل تر است. پس بهتر است این تمرین را در آغاز با ساختمان 10 طبقه و سپس آدم برفی و بعد از تمرین بسیار، با کوه یخی انجام دهید. هر شب این تمرین را 5 بار تکرار کنید. کم کم ذهن شما به تمرکز و طبقه بندی و رج زدن هنگام مطالعه عادت می کند.

تمرین دوم: روش یادآوری خاطرات

این روش که عارفان برای محاکمه نفس خویش از آن بهره می برند، ضمن بازنگری یا بازخورد (10)از رفتارهای روزانه، عامل ایجاد تمرکز نیز به شمار می آید. قبل از خواب خاطرات روزانه را به صورت فیلم که اصطلاحا فلاش بک گفته می شود، به خاطر آورید. این کار سبب پالایش ذهنی ما و مرتب شدن اطلاعات و معنا دار شدن زمان می گردد. جالب این که بعد از چند روز تمرین در می یابیم برای فعالیت ذهنی آمادگی بیش تری داریم؛ چون اجازه داده ایم، قبل از خواب عملیات پالایش ذهن که غالبا در حافظه کوتاه مدت جمع شده است، تحقق یابد.

تمرین سوم: روش معکوس خوانی

از روش های تجربه شده در ایجاد تمرکز ذهنی و بالارفتن دقت مطالعه، تحقیق و یادگیری تمرین معکوس خوانی کلمات و عبارات و جملات است. این کار سبب روانی مطالعه می گردد و سرعت برداشت را بالا می برد. شما با معکوس خواندن جملات و عبارات در واقع به تمرین و مهارت ورزی حافظه کمک می کنید. جالب این که در می یابید چقدر کلمات داریم که از دو طرف به یک صورت خوانده می شود؛ مثل رادار، نان، باب، نون، موم و داد. البته بعضی از شعرای خوش ذوق گاه شعرهایی چنین که از هر دو طرف قابل خواندن است، سروده اند:
شکر بترازوی وزارت برکش / شو همره بلبل بلب هر مهوش
این روش، علاوه بر ایجاد تمرکز، سرعت مطالعه را بالا می برد و در نهایت به تکثیر زمان می انجامد.

تمرین چهارم: روش کلمه سازی

این روش از عوامل اصلی کاهش زمان، یادگیری و اصطلاحا برکت بخش زمان مطالعه است. این شیوه که روش زمان شکن نیز خوانده می شود، در یادگیری خیلی از اصول، مراحل، مفاهیم، دوره ها، اشعار و قواعد سودمند است؛ برای مثال، برای یادآوری دوره های پادشاهی پیش از اسلام،کافی است به واژه مهسا که به معنای «ماهگون» است، دو حرف «سا» افزوده شود. «مهساسا» حروف اول تمام دوره های پادشاهی ایران پیش از اسلام تا اسلام را به ترتیب در خود گنجانده است؛ مادها، هخامنشیان، سلوکیان، اشکانیان ساسانیان، اسلام.
نکته مهم این است که این دوره های حکمروایی غالبا در ذهن بیش تر ما به صورت پراکنده از دوران ابتدایی به یادگار مانده است؛ ولی چون واژه یا نظم ذهنی یا کد خاص ندارد، هرگز قاعده مند نگردیده، هنگام یادگیری آن ها به حافظه بسیار فشار می آوریم و زمان فراوان صرف می کنیم؛ در حالی که:
الف. هم حافظه قابل تربیت است.
ب. هم زمان قابل صرفه جویی است.
ج. هم فرصت ها برای فعالیت های دیگر قابل تکثیرند.
این مثال نشان می دهد که باید برای بسیاری از مطالب، کلمه و کد ذهنی ساخت. این روش در دیرباز از حوزه های علمیه معمول بوده است؛ برای مثال حروف شمسی و قمری را با جمله (شنل زردست) که 14حروف شمسی را می نمایاند، (ز نماینده ذ، ض، ظ و س نماینده ث وص وت نماینده ط) به خاطر سپرده می شود. بنابراین، به خاطر سپردن یک جمله ما را از رنج یادگیری بسیاری قواعد نجات می بخشد و با کاهش زمان یادگیری، فرصت های بهینه را فزونی می بخشد.
پس اموری چون نظم، کلمه سازی، شعر سازی و کدگذاری در تکثیر زمان و صرفه جویی در اوقات مفید، مؤثرند.
درمقاطع مختلف تحصیلی، برای یادگیری اصول و موارد و نام های مختلف وقت های فراوان تلف می شود. کلمه سازی که تمرین چهارم از گام چهارم این مطلب است، این مشکل را حل می کند و به تکثیر وقت و نوعی مدیریت کارآمد زمان می انجامد.

پی نوشت ها :

1-دشتی، محمد(1380)ترجمه نهج البلاغه، قم: بنیاد نهج البلاغه امام علی(ع).
2-رضائیان، علی(1382)مدیریت زمان، تهران: مجله سخن سمت، شماره7ص46، سمت.
3- Fear.
4- Obscurity.
5-زمانی، مصطفی(1371)دیوان امام علی(ع)، قم: اسلامیه.
6- Social Acitites.
7- Emergenc.

منبع: حسین، خنیفر، (1348)، جوان در آینه جهان( مهارت های مدیریت بر خویشتن در عصر تغییر)،‌ تهران: موسسه نشر شهر، چاپ اول 1389.